Авторская анкета
Фамилия Имя Отчество Солдатченкова Олеся Григорьевна
Информация Студентка Государственного Университета Управления, факультета менеджмента по специальности «Логистика»
Почтовый адрес   305000, г. Курск, ул. Ленина 19, 9/9.
Контактный телефон и факс 8(985)471-47-88
Адрес электронной почты    soldatchienkova@inbox.ru

Тема статьи: Выбор системы контроля состояния запасов на предприятии

Аннотация: Вопрос об организации оперативного контроля и управления запасами материальных ресурсов на предприятии всегда актуален. Решению данной проблемы в определенной степени способствует внедрение автоматизированных систем управления предприятиями, которые позволяют наладить учет движения материальных ресурсов (поступление, расход, ежесуточные остатки). Это позволяет осуществлять непрерывный контроль за их величиной, своевременно и оперативно выявлять образование излишних остатков или дефицита по отдельным позициям, который может нарушить организацию бесперебойности функционирования потребителя.

Ключевые слова: запасы, контроль состояния запасов, система контроля.

Содержание
1. Цели и задачи контроля состояния запасов  
2. Контроль в системе управления состоянием запасов на предприятии         
3. Системы контроля состояния запасов на предприятии                                
Список литературы                                                                                            

1. Цели и задачи контроля состояния запасов
          Эффективное управление организацией в условиях информационной экономики невозможно без применения четко налаженной системы внутреннего финансово-хозяйственного контроля ее деятельности. В связи с этим требуют детального исследования вопросы теории и практики организации внутрихозяйственного контроля состояния запасов как одной из ключевых категорий активов организации [1].           Для построения эффективной системы организационно-методического обеспечения внутрихозяйственного контроля материально-производственных запасов необходимо раскрыть и тщательно проанализировать его содержание. В связи с этим считаю целесообразным рассмотреть и обобщить информацию о целях его проведения, задачах, решаемых в ходе осуществления, объектах, субъектах, а также основных направлениях реализации и соответствующих процедурах и методах проведения контрольных мероприятий. Все вышесказанное обуславливает актуальность и значимость рассматриваемой темы.
Целью статьи является исследование проблемы рационального выбора систем контроля состояния запасов на предприятии. Главной целью осуществления внутрихозяйственного контроля материально-производственных запасов организации, по-моему мнению, является обеспечение сохранности всех групп запасов и их документального оформления, достоверности информации об их наличии и использовании, соответствия нормам законодательства и внутрифирменным стандартам, эффективности использования данной категории активов в основных хозяйственных процессах – снабжении, производстве, реализации на основе прогнозной и текущей информации всех субъектов системы внутрихозяйственного контроля организации. В процессе достижения данной цели внутрихозяйственный контроль состояния запасов позволяет решить следующие задачи[2]: 1. Обеспечение достоверной информации о величине материально-производственных запасов при поступлении, использовании в производственном процессе, находящихся в пути и т.д. 2. Соблюдение правил использования отдельных категорий материально-производственных запасов в соответствии с законодательством. 3. Выявление возможных отклонений фактических показателей наличия и использования запасов от документальных, и, соответственно, поиск причин, виновных лиц; санкции, предусмотренные по такого рода нарушениям. 4. Предотвращение злоупотреблений, хищений, порчи, недобросовестного использования запасов. 5. Предупреждение возможных срывов и простоев в производственном процессе. 6. Построение эффективной системы использования материальных ресурсов организации (нормирование, снижение объема неликвидов и т.п.). 7. Разработка мероприятий, направленных на поиск скрытых резервов роста эффективности использования материально-производственных запасов в хозяйственной деятельности организации. 8. Обеспечение достоверности юридической, технической, экологической информации о материально-производственных запасах. 9. Достижение более четкого и отлаженного взаимодействия со смежными функциями управления: учетом, анализом, аудитом, бюджетированием и т.п.          Построение разветвленной системы целей и задач при осуществлении внутрихозяйственного контроля является не только его важной сущностной характеристикой, но и одной из основных компонентов организационного обеспечения[3].          Одними из главных составных частей внутрихозяйственного контроля материально-производственных запасов являются осуществляющие его субъекты. Современные организации среднего и крупного звена представляют собой, как правило, многоуровневые организационные структуры со сложными линейно-функциональными взаимосвязями между отдельными служебными лицами и подразделениями. Из этого следует, что для обеспечения реализации функции контроля на всех уровнях его организационная система должна быть четко упорядочена, что соответствует принципу иерархичности. Таким образом, субъектами внутрихозяйственного контроля материально-производственных запасов выступают должностные лица, организационные структуры управления и другие службы, ответственные за его проведение. К ним можно отнести следующие категории субъектов[4]: – административно-управленческий персонал, собственники и инвесторы (руководитель и его заместители, совет директоров, члены совета правления, директора филиалов и дочерних организаций, акционеры и т.д.). Хоть данная категория субъектов в большей мере заинтересована в достижении высокого уровня эффективности хозяйственного процесса и результатов деятельности,  непосредственно функциональную часть внутрихозяйственного контроля не осуществляет; – функциональные службы различного рода и отдельные должностные лица (отдел закупок, юридический, экономический, бухгалтерия, отдел сбыта, начальники цехов, кладовщики, бригадиры и т.п.). Осуществление контрольных мероприятий данной категории субъектов носит обязательный, иногда вынужденный, но не первостепенный характер – служебные лица и/или подразделения, отвечающие за определенные контрольные мероприятия (отдел контроля качества, контролеры, отдел внутреннего аудита и пр.). Приведенные категории субъектов внутрихозяйственного контроля нацелены прежде всего на выполнение контрольной деятельности в разрезе различных объектов и направлений реализации.[8] Эффективная организация системы внутрихозяйственного контроля материально-производственных запасов предполагает четкое взаимодействие должностных лиц и отдельных структурных подразделений с учетом их основных полномочий в сфере материальной и служебной ответственности.
Отмечу, что реализация мероприятий внутрихозяйственного контроля не может ограничиваться отдельным служебным подразделением, так как это противоречит основному из его принципов – принципу массовости, который предполагает вовлечение широкого круга лиц и служб в систему внутрихозяйственного контроля и является главным отличием от других видов контрольной деятельности.
2. Контроль в системе управления состоянием запасов на предприятии
          Материальные запасы – это находящиеся на различных стадиях производства и обращения продукция производственно-технического назначения, изделия народного потребления и другие товары, ожидающие вступления в процесс личного или производственного потребления (А.М.Гаджинский).          Запасы – материальные ценности, ожидающие производственного или личного потребления, форма существования материального потока, имеющая место в определенное время в определенном месте (Б.А.Аникин).          Норма запаса - расчетное минимальное количество предметов труда, которое должно находиться у производственных или торговых предприятий для обеспечения бесперебойного снабжения производства продукции или реализации товаров (А.Стерлигова).          Запасы (stocks) – это поставляемые товары и материалы, хранящиеся в организации. Они образуются каждый раз, когда входящие или исходящие ресурсы в организации не используются, хотя доступны (д.Уотерс). Управление запасами представляет собой интегрированный процесс, обеспечивающий совместимость операций с запасами как внутри организации, так и вне ее, на всем протяжении стоимостной цепи. Интегрированная стратегия управления запасами определяет политику и процессы принятия решений о том, где и в каком количестве размещать запасы, когда производить поставки для их пополнения.
В процессе выработки стратегии управления запасами можно выделить три основных этапах[5]. 1 этап. Классификация по приоритетности продуктов/рынков с целью выявления групп продуктов или рынков со схожими характеристиками. 2 этап. Определение стратегии управления запасами для каждой группы (или сегмента) продуктов/рынков. 3 этап. Выработка оперативной политики и критериев деятельности, путем подробного определения управленческих процедур и критериев деятельности.          Меры по оптимизации запасов предусматривают снижение затрат, связанных с их созданием и хранением, сокращение времени поставок, более четкого соблюдения сроков поставки, увеличение гибкости производства, его приспособленности к рыночным условиям, повышение качества изделий, увеличение производительности. В зависимости от этих мер формируется характер и структура запасов на предприятии.          Понятие запасов имеет самое непосредственное отношение к закупкам. Собственно сам процесс закупок является процессом создания запасов. Своеобразным «мостиком» между закупками и запасами является – заказ. Совершенный заказ – это: 
полная доставка всех изделий по всем заказанным товарным позициям; доставка в требуемый потребителем срок с допустимыми отклонениями; полное и аккуратное ведение документации по заказу включая квитанции, накладные, счета и т.п.; полное соблюдение оговоренных условий поставки (комплектация, отсутствие повреждений и т.п.) Затраты на поставку включают в себя следующие составляющие: стоимость транспортировки заказа; затраты на разработку условий поставки; стоимость контроля исполнения заказа; стоимость разработки и ведения документации.           Управление запасами заключается в решении двух основных задач:[7] определению размера необходимого запаса или нормы запаса и созданию системы контроля за фактическим размером запаса и своевременным его пополнением в соответствии с установленными нормативами. В связи с этим, на практике сложилось две основных системы управления запасами. Каждая из этих систем имеет свои преимущества и недостатки, поэтому выбор той или иной системы происходит путем взвешивания.

Таблица 1
Сравнение основных систем управления запасами
Система Преимущества Недостатки
С фиксированным размером заказа Меньший уровень max желательного запаса
Экономия затрат на содержание запасов (сокращение площадей) Ведение постоянного контроля наличия запасов на складе
С фиксированным интервалом времени между заказами Отсутствие постоянного контроля за наличием запасов  на складе Высокий уровень max желательного запаса
Повышение затрат на содержание запасов (увеличение площадей)
Система управления запасами с фиксированным размером заказа предусматривает постоянную величину заказа, при этом интервалы времени, через которое происходит его пополнение, могут быть различными. Нормируемыми величинами в этой системе являются величина заказа, размер запаса в момент размещения заказа (точка заказа) и величина страхового запаса. Заказ на поставку размещается при уменьшении наличного запаса до точки заказа.           Система управления запасами с фиксированным объемом заказа чаще применяется, когда на предприятии возможны большие финансовые потери в результате отсутствия запаса; присутствуют высокие издержки по хранению запасов; высокая стоимость заказываемого товара; высокая степень неопределенности спроса; наличие существенной скидки с цены в зависимости от величины заказа.          Система управления запасами с фиксированным интервалом времени между заказами характеризуется отсутствием постоянного контроля за наличием запасов  на складе. Контроль состояния запасов по этой системе осуществляется через равные промежутки времени путем проведения инвентаризации остатков, по результатам которой составляется заказ на поставку новой партии товара. Интенсивность спроса является величиной переменной (угол наклона различных участков ломаной линии  неодинаков). Поскольку заказ осуществляется через равные промежутки времени, то величина заказываемой партии в разных периодах будет различна.  Система управления запасами с фиксированным интервалом времени между заказами применяется, когда имеется возможность заказывать партии различные по величине. Кроме того, систему не применяют, если доставка или размещение заказа обходится дорого. Особенностью описываемой системы является также и то, что она допускает возникновение дефицита.

3. Системы контроля состояния запасов на предприятии
В зависимости от целевой направленности внутрихозяйственного контроля материально-производственных запасов и задач, наиболее популярны следующие системы контроля состояния запасов[6]:
• Контроль сохранности активов, обязательств и капитала хозяйствующего субъекта. Данное направление предполагает реализацию системы контрольных мероприятий в целях сохранности вышеуказанных категорий, а также их документального обеспечения. Применительно к материально-производственным запасам это означает гарантии сохранности и целостности различных категорий данной группы активов на всех фазах производственного цикла, предотвращение хищений и злоупотреблений, наличие отлаженной системы охраны и четкого распределения должностных обязанностей материально-ответственных лиц, а также надежной системы документооборота.
• Контроль достоверности информации о деятельности организации. Предполагает реализацию контрольных мероприятий, направленных на достижение уровня надежности информации о хозяйственной деятельности и ее результатах, достаточного для принятия эффективных управленческих решений. Контроль достоверности материально-производственных запасов может быть осуществлен посредством инвентаризации с целью выявления расхождений между фактическими и документальными данными, проверки отражения данных о материально-производственных запасах в первичных учетных документах и регистрах, и т.п.
• Контроль соответствия нормам, принципам, стандартам. Данное направление представляет собой систему контрольных мероприятий, ориентированную на соблюдение различного рода внутренних и внешних норм, правил, стандартов (санитарно-эпидемиологических, экологических, внутрипроизводственных, трудовых, ГОСТов и т.п.), положений учетной политики, приказов, требований российского законодательства, и пр.
• Контроль эффективности (оптимизационный) использования материальных ресурсов, хозяйственной деятельности организации. Данное направление основано на выделении качественных показателей, характеризующих эффективность использования материально-производственных запасов в финансово-хозяйственной деятельности организации, а также соблюдении должностных полномочий и меры ответственности должностных лиц и отдельных структурных подразделений. Система контроля эффективности не только должна быть нацелена на выявление нерационального использования материальных и иных ресурсов, непроизводительных затрат любого характера, но и предотвращать подобные явления.
• Операционный контроль. Направлен на обеспечение необходимых условий работы, предотвращение простоев, сбоев, поломок в ходе производственного процесса.
Итак, исследуя теоретические и организационно-практические вопросы проведения внутрихозяйственного контроля такой обширной и неоднородной категории активов, как материально-производственные запасы, отмечу, что следует учитывать не только их сложную внутреннюю структуру, но и факт участия во всех стадиях хозяйственного процесса организации. Безусловно, что для каждого из направлений реализации внутрихозяйственного контроля необходимы разработка и утверждение определенных контрольных процедур, т.е. совокупности методов и правил, разработанных организацией самостоятельно в соответствии с ее целями и направленных на выполнение поставленных задач. Обобщая все вышесказанное, можно сделать вывод, что выбор системы контроля за состоянием запасов для современных компаний достаточно широк и зависит от материального и финансового потенциала компании. В качестве основных рекомендаций при выборе системы контроля можно выделить следующие:
- перед внедрением системы необходимо оценить существующее положение дел в компании в области контроля за запасами;
- выявить достоинства и недостатки существующей системы;
- определить показатели желаемого состояния уровня контроля за запасами;
- установить финансовые ограничения на реализацию системы;
- рассмотреть все альтернативы с точки зрения окупаемости, восприятия персоналом, эффективность и потребности;
- ответственно подойти к реализации выбранной системы контроля.          В заключении необходимо подчеркнуть, что комплексный подход к построению системы контроля состояния запасов позволяет многократно повысить эффективность хозяйственной деятельности и обеспечить достижение высоких операционных результатов в соответствии с целями в рамках намеченной стратегии развития.

Список литературы
1. Гордон М.П., Логистика товародвижения. - М.: Центр экономики и маркетинга. 2002. - 168с.
2.Джон Шрайбфефер. Эффективное управление запасами.- Альпина Бизнес Букс,2006. 306с.
3. Капралов Анатолий Васильевич.  «Внутренняя оптимизация как резерв повышения эффективности цепочки поставок» Журнал: "Логистика сегодня", #3, 2010г.
Рубрика: Бизнес-процессы Логистика производства.
4. Куликов Иван Васильевич.  «Контроллинг как инструмент оптимизации логистической системы компании». Журнал: "Управленческий учет и финансы", #1, 2006 г.
Рубрика: Контроллинг Управление процессами в логистике (Библиотека ГУУ)
5. Линдерс Майкл, Фирон Харольд. Управление снабжением и запасами. Логистика. – СПб.: ООО «Виктория плюс», 2011. 768с.                                                                                                           
6. Поршнева А.Г. , Румянцевой З.П. , Соломатина Н.А. Управление организацией.  - М. Инфра-М, 2005г. - 716с.
7. Радионов А., Радионов Р. Логистика: Нормирование сбытовых запасов и оборотных средств предприятия. М.:Дело, 2012. 416с.
8. Сергеев Виктор Иванович.  «Разработка сбалансированной системы показателей в процессе контроллинга логистики компании».  Журнал: "Логистика сегодня", #6, 2009г.
Рубрика: Контроллинг Исследования в логистике Balanced scorecard (Библиотека ГУУ)